TIETOSUOJASELOSTE – JOKA COACHING OY
Päivitetty: 2.12.2025
Tämä on JOKA Coaching Oy:n (“JOKA Coaching”) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukainen tietosuojaseloste.
Seloste koskee seuraavia rekistereitä:
- asiakas- ja valmennusrekisteri
- muutosturva- ja “Kohti uutta urapolkua” -valmennusohjelmien osallistujarekisteri
- 1:1- ja AI coaching -asiakkaiden rekisteri
- markkinointi- ja viestintärekisteri (esim. uutiskirjeet, tapahtumalistat)
- verkkosivuston (www.joka.coach) kävijätiedot ja evästeet
1. Rekisterinpitäjä
JOKA Coaching Oy
Y-tunnus: 3582457-9
Osoite: 01340, Vantaa
Sähköposti: kalle@joka.coach
Puhelin: 044-7651381
JOKA Coaching Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä tässä selosteessa kuvatulla tavalla.
2. Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö
Kalle Jokinen
Sähköposti: kalle@joka.coach
Puhelin: 0447651381
Tähän osoitteeseen voit lähettää kaikki tietosuojaan ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt.
3. Rekisteröidyt henkilöt
Käsittelemme henkilötietoja seuraavista ryhmistä:
1) Valmennus- ja coaching-asiakkaat
- Kohti uutta urapolkua -ohjelmaan osallistuvat irtisanotut ja irtisanomisuhan alla olevat sote-ammattilaiset ja lähiesihenkilöt
- 1:1- ja AI coaching -asiakkaat (johtajat, asiantuntijat)
2) Organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilöt
- Järjestöjen, liittojen, kaupunkien ja muiden organisaatioiden johto ja HR, jotka tilaavat palveluita
3) Markkinointilistat ja uutiskirjeet
- Henkilöt, jotka ovat tilanneet uutiskirjeen, oppaan tai muun materiaalin tai antaneet luvan markkinointiin (esim. Mailchimp-listat)
4) Verkkosivuston kävijät
- www.joka.coach -sivuston käyttäjät ja evästeiden kautta kerätty tieto.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin GDPR:n mukaisilla oikeusperusteilla:
1) Valmennus- ja coaching-palveluiden toteuttaminen
- Asiakassuhteen hallinta, yhteydenpito, ajanvaraukset, tehtävien ja materiaalien jakaminen, palautteen ja vaikuttavuusmittareiden kerääminen (esim. ennen–jälkeen-kyselyt ja 3–6 kk seuranta).
- Oikeusperuste: sopimus (GDPR 6(1)(b)) ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (6(1)(f)).
2) Muutosturva- ja työnantajayhteistyö
- Työnantajan ostamat palvelut irtisanottujen tukemiseksi; osallistujaluettelot, raportointi ja mahdollinen vaikuttavuusyhteenveto työnantajalle aina niin, ettei yksittäinen henkilö ole tunnistettavissa, ellei tästä ole erikseen sovittu.
- Oikeusperuste: sopimus (6(1)(b)), oikeutettu etu (6(1)(f)), joskus lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpitoaineisto 6(1)(c)).
3) AI coaching ja tekoälytyökalut
- Tekoälyn hyödyntäminen asiakkaan työnhaun, urasuunnittelun ja ajattelun tukena (“second brain”).
- Henkilötietojen syöttäminen tekoälytyökaluihin pyritään minimoimaan, ja käyttö perustuu sopimukseen sekä tarvittaessa rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen, erityisesti jos käsitellään arkaluonteisia tietoja (esim. terveyteen tai yhdistysjäsenyyteen liittyviä asioita).
4) Markkinointi ja viestintä
- Uutiskirjeet, tapahtumakutsut, kyselyt ja muu viestintä JOKA Coachingin palveluista (esim. Kohti uutta urapolkua -valmennuksen ajankohtaiset infot).
- Oikeusperuste: suostumus (6(1)(a)) silloin, kun kyse on sähköisestä suoramarkkinoinnista, ja oikeutettu etu (6(1)(f)) B2B-markkinoinnissa, jos tämä on lain mukaan sallittua.
5) Verkkosivuston ja palveluiden kehittäminen
- Sivuston käyttötilastot, tekninen analytiikka ja evästeet palvelun laadun parantamiseksi.
- Oikeusperuste: oikeutettu etu (välttämättömät evästeet) ja suostumus (analytiikka- ja markkinointievästeet).
6) Lakien ja velvoitteiden noudattaminen
- Kirjanpitolaki, verovelvoitteet, viranomaispyyntöihin vastaaminen.
- Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (6(1)(c)).
5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsittelemme mm. seuraavia tietoryhmiä:
Perustiedot
- nimi, yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
- titteli, työnantaja ja organisaatio
- laskutus- ja maksutiedot (yritys/yksityishenkilö)
Valmennus- ja coaching-tiedot
- ilmoittautumiset, valmennusohjelma ja osallistumistiedot
- ennakkokartoitukset, tavoitteet ja tehtävien palautukset
- coaching- ja valmennusmuistiinpanot
- vaikuttavuusmittarit (esim. urasuunnan selkeytyminen, toiveikkuus, toimijuus, seurantatiedot työllistymisestä)
Huom. Coachingissa esiin voi tulla arkaluonteisia tietoja (esim. terveyteen, työkykyyn tai järjestö-/liittojäsenyyteen liittyviä seikkoja). Näitä tietoja ei kerätä järjestelmällisesti, ja niitä käsitellään vain siltä osin kuin asiakas itse haluaa tuoda ne keskusteluun. Tarvittaessa käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen ja tiedot minimoidaan.
Markkinointi ja viestintä
- uutiskirje- ja tapahtumatilaukset
- markkinointiluvat ja -kiellot
- sähköpostiviestinnän ja uutiskirjeiden seuranta (esim. avaustilastot, klikkaukset)
Verkkosivuston käyttö
- IP-osoite, laitteen tunniste, selaimen tyyppi, käyttöjärjestelmä
- sivulataukset, käyttöaika, evästetiedot
6. Tietojen lähteet
Henkilötietoja saadaan pääasiallisesti:
- rekisteröidyltä itseltään (lomakkeet, ilmoittautumiset, sähköposti, valmennus- ja coaching-keskustelut)
- työnantajalta tai tilaajaorganisaatiolta (esim. osallistujaluettelot muutosturvaohjelmaa varten)
- uutiskirje- ja tapahtumajärjestelmistä (esim. sähköpostimarkkinointipalvelu)
- verkkosivuston analytiikkajärjestelmistä ja evästeistä.
7. Tietojen vastaanottajat ja siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle
Käytämme luotettavia palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä), kuten:
- ajanvaraus- ja videopalvelut (esim. verkkotapaamiset)
- sähköposti- ja pilvipalvelut
- verkkosivujen hostaus ja analytiikka
- uutiskirje- ja markkinointipalvelut (esim. Mailchimp-tyyppiset ratkaisut)
Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain JOKA Coachingin lukuun ja ohjeiden mukaisesti.
Osa käyttämistämme palveluista voi sijaita tai tallentaa tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esim. pilvipalvelut ja tekoälytyökalut). Tällöin huolehdimme GDPR:n edellyttämistä suojatoimista, kuten:
- EU:n komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet (SCC)
- muu GDPR:n mukainen siirtomekanismi ja tietoturvavaatimukset.
Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.
8. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin tai lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi:
- Valmennus- ja coaching-tiedot:
- asiakkaan ja ohjelman keston ajan sekä kohtuullisen ajan (tyypillisesti 2–5 vuotta) sen jälkeen, jotta voimme palvella asiakasta ja osoittaa palvelun vaikuttavuutta. Tarvittaessa anonymisoimme tiedot aiemmin.
- Laskutus- ja kirjanpitotiedot:
- kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
- Markkinointirekisteri:
- niin kauan kuin suostumus on voimassa tai kunnes rekisteröity peruu suostumuksensa tai kieltää markkinoinnin.
- Verkkosivun analytiikka ja evästeet:
- evästeen tyypistä riippuen tyypillisesti 12–26 kuukautta tai selaimen asetusten mukaisesti.
9. Evästeet (cookies) ja vastaavat tekniikat
Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita:
- sivuston tekniseen toimivuuteen (välttämättömät evästeet)
- käyttökokemuksen parantamiseen ja anonyymiin tilastointiin
- mahdolliseen markkinointi- ja uudelleenkohdennusevästeiden käyttöön, jos annat tähän suostumuksen.
Kun vierailet sivustolla ensimmäistä kertaa, näytämme evästebannerin, jossa voit hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet ja muuttaa asetuksia myöhemmin.
Voit halutessasi poistaa evästeet selaimesi asetuksista ja estää niiden käytön. Tämä voi kuitenkin vaikuttaa sivuston toimivuuteen.
10. Henkilötietojen suojaaminen
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää tietojenkäsittelytapaa ja tietosuojaperiaatteita (mm. tietojen minimointi, käyttötarkoitussidonnaisuus, säilytyksen rajoittaminen).
Käytössämme on mm.:
- käyttäjätunnus- ja salasanakäytännöt, tarvittaessa kaksivaiheinen tunnistautuminen
- rajoitetut käyttöoikeudet (tietoihin pääsee vain se, jonka työtehtävät sitä edellyttävät)
- suojatut pilvi- ja sähköpostipalvelut
- ajantasaiset laite- ja ohjelmistopäivitykset
Tekoälytyökalujen käytössä arvioimme etukäteen tietosuojaan liittyvät riskit ja pyrimme välttämään arkaluonteisten tietojen syöttämistä järjestelmiin. Tarvittaessa suoritamme erillisen riskinarvion tai tietosuojavaikutusten arvioinnin (DPIA).
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on GDPR:n mukaisesti oikeus:
1) Saada pääsy omiin tietoihisi
- Voit pyytää vahvistusta siitä, käsitteleekö JOKA Coaching tietojasi, sekä kopion sinua koskevista tiedoista.
2) Tietojen oikaisu
- Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
3) Tietojen poistaminen (“oikeus tulla unohdetuksi”)
- Voit pyytää tietojesi poistamista, jos niille ei ole enää laillista käsittelyperustetta.
4) Käsittelyn rajoittaminen
- Voit tietyissä tilanteissa pyytää, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan.
5) Vastustamisoikeus
- Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutetun edun perusteella, kuten suoramarkkinointia.
6) Tietojen siirto järjestelmästä toiseen
- Voit pyytää itse toimittamiesi tietojen siirtoa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
7) Suostumuksen peruuttaminen
- Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
12. Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
13. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Emme tee automatisoitua yksittäispäätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia sinuun tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
14. Selosteen muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, lainsäädännön tai viranomaisten ohjeiden muuttuessa. Uusin versio on aina saatavilla osoitteessa www.joka.coach. Merkittävämmistä muutoksista voimme ilmoittaa myös sähköpostitse tai muulla sopivalla tavalla.